Gestion des débiteurs et créanciers : compensation et processus de paiement

Les débiteurs et les créanciers vont de pair

Les créances issues des livraisons et prestations ainsi que les dettes envers les fournisseurs sont les deux faces d'un même cycle financier. Celui qui les gère séparément perd la vue d'ensemble : une facture client qui rentre plus tard que prévu et une facture fournisseur payée plus tôt que nécessaire pèsent sur la même liquidité. L'effet est identique, seule la direction diffère.

« Piloter » signifie ici : connaître les échéances, définir les responsabilités et coordonner les flux de paiements. Les deux côtés nécessitent des règles claires – qui a le droit de relancer, qui autorise les paiements, à partir de quel moment on escalade le dossier et quelles étapes sont obligatoires au préalable. Sans ces définitions, toute gestion des créances dépend de l'engagement de certaines personnes.

Juridiquement, le même cadre s'applique aux deux parties : le Code des obligations suisse régit la prescription des créances aux art. 127 à 142 et la compensation aux art. 120 à 126. Ces deux institutions agissent dans les deux sens. Une entreprise est exposée aux mêmes mécanismes en tant que créancière de ses débiteurs et débitrice envers ses créanciers – une fois à son avantage, une fois à son désavantage.

Échéance, exigibilité et limite de la prescription

Selon l'art. 127 CO, « toutes les créances » se prescrivent. Le droit suisse de la prescription utilise les termes « droit » et « créance » comme synonymes ; il s'agit du droit du créancier d'exiger une prestation du débiteur. La prescription est réglée aux art. 127 à 142 CO sous le titre « Extinction des obligations », mais elle concerne matériellement seulement leur affaiblissement.

En pratique, la prescription transforme la créance en obligation naturelle : elle ne s'éteint pas, mais n'a plus besoin d'être exécutée et n'est plus exigible en justice. Le droit suisse accorde ainsi un droit permanent de refus de performance ; la prescription est conçue comme une exception permanente que la partie débitrice doit soulever. Le juge ne peut pas la prendre en compte d'office (art. 142 CO). Le droit matériel suisse considère également la prescription sous l'angle matériel, non procédural.

Pour le pilotage des débiteurs, il en résulte ce qui suit : celui qui compte sur le fait qu'une procédure respecte automatiquement la prescription ne perd pas sa créance, mais bien son exigibilité. Les délais doivent être surveillés activement, les actions juridiques engagées à temps – et non seulement lorsque la partie adverse a déjà soulevé l'exception. Une position particulière est occupée par les revendications réelles : la revendication selon l'art. 641 al. 2 CC ne prescrit pas selon la conception suisse, contrairement au droit allemand.

Droit suisse de la prescription : aperçu des délais centraux

Distinguer prescription, déchéance et délais de dénonciation

Il faut distinguer de la prescription les délais à l'expiration desquels la créance s'éteint. La différence n'est pas académique : en cas de prescription, la créance subsiste mais n'est plus exigible car la partie débitrice doit soulever une exception. En cas de déchéance ou de délais de dénonciation, elle s'éteint en revanche avec l'écoulement du délai – indépendamment du fait que quelqu'un s'en prévale.

Les délais de dénonciation selon le droit suisse sont pertinents en pratique surtout pour les contrats de vente et d'entreprise. Celui qui ne dénonce pas les vices à temps perd son droit à la garantie, sans qu'il soit nécessaire de soulever une exception. C'est précisément là que réside la différence avec la prescription, où la simple attente n'élimine pas encore la créance.

La prudence est de mise dans la formation des concepts : le législateur et les tribunaux n'utilisent pas la terminologie de manière uniforme. Pour chaque cas d'espèce, il faut déterminer si un délai de prescription ou de déchéance s'applique. Celui qui définit des délais internes de paiement, de dénonciation et d'escalade devrait clarifier cette distinction au préalable. Sinon, le risque existe de confondre un délai de dénonciation contractuel ou légal avec un délai de prescription – et donc d'agir trop tard.

Prescription vs déchéance vs délais de dénonciation : différences en droit suisse

La compensation comme levier dans les paiements

Le mécanisme le plus puissant côté créanciers est la compensation. Selon l'art. 120 CO : si deux personnes se doivent mutuellement des sommes d'argent ou d'autres prestations de même nature, chacune peut compenser sa dette avec sa créance, pour autant que les deux créances soient exigibles. Le débiteur peut invoquer la compensation même si sa contre-créance est contestée. Une créance prescrite peut être compensée si, au moment où elle aurait pu l'être avec l'autre créance, elle n'était pas encore prescrite.

Décisif est l'effet selon l'art. 124 CO : la compensation n'intervient que dans la mesure où le débiteur fait savoir au créancier qu'il veut user de son droit. Elle ne se produit pas automatiquement, mais doit être déclarée expressément. Une fois cela fait, la créance et la contre-créance sont considérées comme éteintes rétroactivement au moment où elles étaient aptes à la compensation – la déclaration a un effet rétroactif. Les usages particuliers du compte courant commercial restent réservés.

Deux autres configurations sont pertinentes pour les PME. En cas de faillite du débiteur, les créanciers peuvent compenser leurs créances selon l'art. 123 CO même si elles ne sont pas exigibles ; l'exclusion ou la contestation de la compensation se règlent selon les dispositions du droit des poursuites et de la faillite. Selon l'art. 126 CO, le débiteur peut renoncer à l'avance à la compensation. Une telle renonciation anticipée n'est pas admise dans tous les domaines du droit : dans le bail, les bailleurs et locataires ne peuvent pas renoncer à l'avance, selon le Code des obligations, à compenser les créances et dettes issues du rapport de bail.

L'art. 121 CO règle complémentairement le cautionnement : la caution peut refuser de satisfaire le créancier dans la mesure où le débiteur principal dispose du droit de compensation. Selon l'art. 122 CO, en revanche, celui qui s'est engagé en faveur d'un tiers ne peut pas compenser – et ce, pas avec des créances qu'il détient contre l'autre partie.

Avantages et risques de la compensation selon l'art. 120 CO

Où la compensation ne s'applique pas

L'art. 125 CO trace une limite finale. Contre la volonté du créancier, trois types d'obligations ne peuvent pas être éteints par compensation.

Premièrement : les obligations de restituer ou de remplacer des choses déposées, soustraites illicitement ou retenues de mauvaise foi. Deuxièmement : les obligations dont la nature particulière exige l'exécution effective au profit du créancier, comme les créances alimentaires et les avoirs salariaux indispensables à l'entretien du créancier et de sa famille. Troisièmement : les obligations envers la collectivité publique de droit public.

Côté créanciers, la tentation est grande de « simplement compenser » les salaires ou les impôts si l'entreprise pense avoir une créance ouverte contre l'employé ou contre la collectivité. Exactement cela n'est pas autorisé. Pour les avoirs salariaux, l'exclusion est toutefois liée à une condition : sont exclus les avoirs salariaux indispensables à l'entretien du créancier ou de la créancière et de la famille. La question de savoir si cette condition est remplie s'apprécie au cas par cas.

Le premier cas d'exclusion est tout aussi pertinent en pratique. Celui qui doit restituer ou remplacer des choses déposées, soustraites illicitement ou retenues de mauvaise foi ne peut pas se libérer de cette obligation par compensation. Celui qui retient des marchandises, des outils, des véhicules ou des sûretés pour faire valoir sa propre créance ferait donc mieux de vérifier d'abord s'il existe effectivement une configuration permettant la compensation – ou si une obligation de restitution au sens de l'art. 125 CO exclut la compensation.

Du cas isolé à la routine : recouvrement, cycles de paiement, escalade

Les garde-fous juridiques ne prennent effet que lorsqu'ils sont traduits en processus récurrents. Le point de départ est la séparation claire des responsabilités : un rôle pour la surveillance des débiteurs et le recouvrement, un autre distinct pour l'autorisation des paiements fournisseurs. Lorsque les ressources humaines le permettent, les mêmes personnes ne devraient pas déclencher et contrôler les paiements ; une seconde instance d'autorisation protège contre les erreurs et les abus.

Des rythmes fixes sont tout aussi importants. Des cycles de paiement à jours fixes de la semaine créent de la prévisibilité pour les créanciers et empêchent que les factures soient réglées trop tôt par commodité ou trop tard par négligence. Au même rythme, les débiteurs ouverts sont examinés – en tenant compte des échéances, des acomptes et des accords conclus entre-temps. Celui qui ne consulte la liste qu'à la réception d'un paiement perd la vue d'ensemble.

Un processus de relance échelonné avec des points de passage définis se superpose à ces rythmes : rappel, mise en demeure, dernière mise en demeure avec fixation d'un délai, transmission à une agence de recouvrement ou à une représentation juridique. À chaque niveau appartient celui qui le déclenche, celui qui l'approuve et le délai applicable. Les points de passage doivent être fixés à l'avance et non improvisés – justement parce qu'un délai est unique et qu'un oubli ne peut pas être rattrapé.

Enfin, il faut distinguer « relancer » et « faire valoir en justice ». La relance commerciale vise le paiement et maintient la relation d'affaires ouverte ; les mesures juridiques suivent une autre logique et doivent être engagées consciemment, non comme prolongement du recouvrement. La routine côté créanciers comprend également dans ce contexte un contrôle de compensation : avant chaque cycle de paiement, il faut vérifier s'il existe une contre-créance avec laquelle on peut déclarer la compensation – plutôt que de payer et de poursuivre sa propre créance individuellement plus tard.

Traitement des paiements débiteurs et créanciers : de l'échéance à la compensation

Créer de la transparence et ajuster

Celui qui veut garder la vue d'ensemble a besoin de quelques analyses, mais régulièrement tenues à jour. Côté débiteurs, il s'agit de la structure par âge des postes ouverts : créances groupées par classes d'échéance, afin de reconnaître où les créances vieillissent et où une relance ou une escalade est nécessaire. Côté créanciers, une liste des postes ouverts par créancier avec échéances et conditions de paiement aide, complétée par la question de savoir s'il existe des contre-créances propres. S'y ajoute l'examen récurrent de ses propres conditions de paiement : quels délais l'entreprise accorde-t-elle à ses clientes et clients, et correspondent-ils aux délais qu'elle doit elle-même supporter envers les fournisseurs ?

Un point est souvent négligé lors de la coordination entre la gestion opérationnelle des débiteurs et la comptabilité : le droit suisse de la comptabilité exige en plus la mention séparée des créances envers les parties liées directement ou indirectement et les organes. Les créances issues de l'activité opérationnelle et les créances envers les parties liées appartiennent donc à des postes séparés dans la comptabilité – une distinction qui n'est souvent pas suivie dans les affaires courantes et qui doit être reconstruite péniblement lors de la préparation des comptes annuels.

Il en résulte trois mesures concrètes. Premièrement : tenir un calendrier des échéances qui rend visibles au même endroit les échéances, les délais de dénonciation et d'escalade ainsi que les délais pour les mesures juridiques. Deuxièmement : effectuer un bref contrôle de compensation avant chaque cycle de paiement et émettre des déclarations de compensation, là où c'est permis, de manière expresse et prouvable. Troisièmement : examiner trimestriellement la structure par âge des débiteurs et ses propres conditions de paiement, et faire refluer les connaissances dans les niveaux de relance et les responsabilités.

Obligations dans la gestion des débiteurs et créanciers : points de contrôle importants