Kostenkennzahlen im Controlling: Arten und Aussagekraft

Kostenkennzahlen als Steuerungsinstrument im Controlling

Ohne Kennzahlen lässt sich Controlling nicht steuern. Der Regelkreis beginnt bei der Budgetierung, führt über die laufende Kontrolle von Kosten und Umsätzen und die aktive Steuerung nach Kennzahlen zu einem aussagekräftigen Reporting – für Fachanbieter wie WEKA ist genau diese Abfolge der Kern wirksamen Controllings. Kostenkennzahlen sind darin das Messinstrument: Sie machen Kostenverläufe sichtbar und liefern die Zahlen, an denen Budgets und Korrekturmassnahmen ausgerichtet werden.

Inhaltlich stammen Kostenkennzahlen aus der Kosten- und Leistungsrechnung, der Deckungsbeitragsrechnung und der Kostenkontrolle; die Standardkostenrechnung gilt als zentrales Führungsinstrument. Datenbasis sind Buchhaltung, Kostenrechnung und Planrechnungen. Unternehmenskennzahlen werden aus der Buchhaltung, genauer aus Bilanz und Erfolgsrechnung, gebildet. Wer mit Kennzahlen steuert, muss nicht jede Buchung kennen, aber die Herkunft der Zahlen und ihre Abgrenzung.

Was Kostenkennzahlen sind – und was sie von allgemeinen Kennzahlen unterscheidet

Kennzahlen fassen quantitative, in Zahlen ausdrückbare Informationen zusammen; viele entstehen über eine Formel. Absolute Kennzahlen lassen sich direkt aus der Datenquelle entnehmen, etwa Umsatz, Kosten oder Gewinn. Relative Kennzahlen entstehen aus dem Verhältnis von mindestens zwei Grössen.

Nicht jede Kennzahl ist ein KPI (Key Performance Indicator). KPIs messen, ob bestimmte Unternehmensleistungen oder Ziele erreicht wurden, und sind eng an die Strategie gebunden; Kennzahlen können finanzieller oder nicht-finanzieller Art sein. Als Quellen dienen Buchhaltung und Kostenrechnung für Ist-Werte sowie Planrechnungen für Soll-Werte. Beispiele für nicht-finanzielle Kennzahlen sind Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterproduktivität.

Arten von Kostenkennzahlen

Am praktikabelsten ist die Systematik nach Bezugsgrösse. Absolute Kostenkennzahlen nennen einen Betrag, etwa Materialkosten, Personalkosten oder die Kosten einer Kostenstelle. Relative Kennzahlen setzen Kosten ins Verhältnis: Die Kostenquote stellt Kosten dem Umsatz gegenüber, die Produktivität eine Leistung dem Einsatz.

Kennzahlen pro Auftrag oder pro Stunde, etwa «Stunden pro Auftrag», verbinden Kosten- und Mengengrössen. Sie eignen sich besonders für Dienstleistungsbetriebe.

Plan-, Ist- und Abweichungskennzahlen bilden die zweite Achse. Planwerte geben die Zielgrösse vor, Ist-Werte die tatsächlich angefallenen Kosten, Abweichungen deren Differenz. Die Abweichung ist der Ansatzpunkt für die Ursachenanalyse.

Ergänzend lohnen angrenzende Finanzkennzahlen, weil sie die Kostenwirkung beurteilen helfen. Für KMU gelten Liquidität, Finanzierungsstruktur mit Eigenfinanzierungsgrad, Anlageintensität, Anlagedeckung, Rentabilität, Return on Investment (ROI) und Cashflow als zentrale Grössen.

Ein Liquiditätsgrad 2 unter 100 Prozent birgt Zahlungsrisiken. Der ROI gibt die Verzinsung des eingesetzten Gesamtkapitals an und ist ein Gradmesser der Kapitaleffizienz. Ein positiver Cashflow ist essenziell, um die langfristige Existenz ohne externe Kapitalaufnahme zu sichern.

Zentrale Finanzkennzahlen für Schweizer KMU

Die 7 wichtigsten Unternehmenskennzahlen für KMU

Aussagekraft: Was Kostenkennzahlen sichtbar machen

Kostenkennzahlen machen Ziele messbar. Sie zeigen, ob gesetzte Werte erreicht wurden oder ob sich das Unternehmen in einer leichten Schieflage befindet. Der Vergleich von Soll- und Ist-Werten zeigt, ob man auf Kurs ist. Lautet die Antwort nein, folgen Ursachenanalyse und die Suche nach Lösungen.

Kennzahlen liefern die Entscheidungsgrundlage für Segmentfokus, Prozessoptimierung und konkrete Massnahmen. In einem Finanzcockpit oder Kennzahlen-Dashboard gebündelt, geben sie rasch und einfach einen Überblick über die Lage des Gesamtunternehmens. Sie dienen als Basis für unternehmerische Entscheide.

Grenzen und Voraussetzungen der Aussagekraft

Die Aussagekraft steht und fällt mit der Datenqualität. Drei Anforderungen an die Buchhaltung sind zentral: Kontinuität im Sinne des Stetigkeitsprinzips, damit Werte über Perioden vergleichbar bleiben; Transparenz durch Auflösung stiller Reserven für ein realistisches Bild; Detailtiefe, indem Erträge und Aufwände nach Geschäftsbereichen getrennt werden. Eine Kennzahl aus inkonsistent verbuchten Zahlen führt zu falschen Schlüssen.

Eine einzelne Zahl sagt wenig: Ohne Vergleichsgrösse – Vorjahr, Planwert oder anderes Segment – lässt sich nicht beurteilen, ob sie gut oder schlecht ist. Ebenso problematisch sind nicht vergleichbare Bezugsgrössen: Wird der Umsatz anders abgegrenzt als die Kosten, verliert die Quote ihre Aussage. Nicht jede gepflegte Kennzahl ist steuerungsrelevant; erst die Bindung an ein Ziel macht sie zum KPI.

Auch die Rechnungslegung begrenzt die Vergleichbarkeit. Die Wahl zwischen Swiss GAAP FER und IFRS beeinflusst die Erwartungen von Investoren und Kreditgebern sowie den Aufwand für Erfassung, Prüfung und Verbreitung der Informationen. Für Unternehmen, die IFRS anwenden, gilt zusätzlich IFRS 18. Es ist für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend, bei zulässiger früherer Anwendung, und verlangt unter anderem die Offenlegung leistungsbezogener Kennzahlen des Managements.

Vergleich von Swiss GAAP FER und IFRS im Schweizer KMU-Bereich

Anwendung in Schweizer KMU: Von der Kennzahl zur Massnahme

Ein Beispiel aus der Treuhandpraxis zeigt den Weg von der Kennzahl zur Massnahme. Ein Anwalt will seine Produktivität von 70 auf 85 Prozent steigern. Er analysiert seine Aufträge nach Kundengrösse, Rechtsgebiet und Region. Dabei stellt er fest, dass sich kleinere Kundinnen und Kunden aus der Region Zürich besonders effizient bearbeiten lassen.

Daraus folgt eine klare Entscheidung: Fokus auf dieses Segment, Optimierung der Prozesse und Reduktion der Bearbeitungszeit pro Fall um 15 Prozent. Die Kennzahl «Stunden pro Auftrag» macht den Fortschritt sichtbar. Das Beispiel benennt zugleich die Voraussetzungen: verlässliche Zahlen aus der Buchhaltung, Planwerte aus der Planrechnung und das unternehmerische Gespür, die richtige Bezugsgrösse und das richtige Segment zu wählen.

Von der Kostenkennzahl zur unternehmerischen Massnahme

Fazit: Kostenkennzahlen richtig einordnen

Kostenkennzahlen sind im Controlling nützlich, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Zahlen stammen aus einer verlässlichen Buchhaltung, sie werden mit Planwerten verglichen, und sie werden im Kontext statt als Einzelwert interpretiert. Für Schweizer KMU lautet die Empfehlung: wenige aussagekräftige Kennzahlen konsequent pflegen und jede mit einer Massnahme verbinden.