Liquiditätsplanung im Schweizer KMU: Instrumente, Prozesse und Kennzahlen

Wenn der Cashflow stockt: warum Liquidität über die Existenz entscheidet

Knapp neun von zehn Konkursen in der Schweiz gehen auf einen stockenden Cashflow zurück. Darauf weist die Informationsplattform des Bundes für KMU (kmu.admin.ch) hin. Betroffen sind nicht nur Betriebe, die ohnehin in Schwierigkeiten stecken, sondern auch durchweg rentable Unternehmen.

Liquidität heisst, kurzfristige Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen: Rechnungen, Löhne und Steuern müssen pünktlich bezahlt werden können. Fehlt sie, gerät ein Betrieb rascher in eine Krise als bei mangelnder Rentabilität, und auch die Kreditwürdigkeit ist gefährdet. Urs Rindlisbacher, Experte für Rechnungslegung und Controlling, sagt: In der Praxis sei nicht der Gewinn der häufigste Grund für Schwierigkeiten, sondern die Liquidität.

Die Auslöser sind vielfältig: teurere Schulden, ein schlechtes Management der Rohstofflager und zu spät bezahlte Rechnungen. Andreas Schweizer, Leiter des Studiengangs MAS Corporate Finance an der ZHAW, nennt einen hausgemachten Faktor: Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen zu spät und schöpfen ihr Liquiditätspotenzial nicht aus. Daraus entstehen schon kurzfristig Liquiditätsprobleme.

Hinzu kommen die Zahlungsmoral der Kunden, vor der keine Firma gefeit ist, und die Lohnmasse – im tertiären Sektor oft der grösste Ausgabenposten.

Für die Steuerung braucht es drei Dinge: ein Planungsinstrument, einen festen Rhythmus und wenige Kennzahlen. Dieser Leitfaden benennt sie konkret – die Excel-Vorlage über zwölf Monate, den monatlichen Soll-Ist-Vergleich und die Liquiditätsgrade.

Zahlungsströme statt Erträge: was die Liquiditätsplanung von der Erfolgsrechnung unterscheidet

Liquiditätsplanung koordiniert Einnahmen und Ausgaben zeitlich. Sie arbeitet mit tatsächlichen Zahlungsflüssen – anders als die Erfolgsrechnung, die Erträge und Aufwände nach ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit erfasst.

Ein einfaches Beispiel: Eine im Januar gestellte, aber erst im März bezahlte Rechnung wirkt sich erst im März auf die Liquidität aus. Für die Zahlungsfähigkeit zählt also nicht nur der Betrag, sondern auch der Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich fliesst.

Ein Unternehmen kann profitabel sein und trotzdem in Zahlungsschwierigkeiten geraten – etwa wenn Kunden spät zahlen, saisonale Schwankungen auftreten oder eine grössere Investition ansteht. Für ein KMU ist die Liquidität damit oft entscheidender als der Gewinn am Jahresende. Hier setzt die strukturierte Planung an: Sie zeigt frühzeitig, wann finanzielle Engpässe drohen.

Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben: der 12-Monats-Plan als Grundgerüst

Jede Liquiditätsplanung ruht auf drei Bausteinen: dem Anfangsbestand an liquiden Mitteln – Bankguthaben und Kasse –, den erwarteten Einnahmen und den erwarteten Ausgaben. Daraus ergibt sich der Liquiditätssaldo der Periode, daraus der Endbestand, der zugleich als Startwert des Folgemonats dient.

Auf der Einnahmenseite stehen in erster Linie Kundenzahlungen, daneben weitere Quellen wie Kapitaleinlagen oder Fördergelder. Typische Ausgabeposten sind Personal, Miete, Material, Versicherungen, Kreditraten und Steuern, dazu weitere laufende Kosten.

Für den Einstieg braucht es keine komplexe Software: Eine einfache Monatsübersicht über zwölf Monate genügt in den meisten Fällen, um den Überblick zu behalten und rechtzeitig zu reagieren. Eine Tabellenvorlage mit den Abschnitten Einnahmen, Ausgaben und Liquiditätssaldo deckt diesen Bedarf ab; über zwölf Monate fortgeschrieben entsteht ein realistisches Bild der finanziellen Entwicklung.

So entsteht der Plan Schritt für Schritt: Anfangsbestand erfassen, erwartete Einnahmen und Ausgaben je Monat schätzen, Liquiditätssaldo berechnen und den Endbestand als Anfangsbestand des Folgemonats übernehmen. Diesen Ablauf wiederholen Sie für alle zwölf Monate.

Das konkrete Instrument ist die Excel-Vorlage «Liquiditätsplanung für KMU: 12-Monats-Vorlage» von Kamuno. Sie ist in die drei Abschnitte Einnahmen, Ausgaben und den daraus berechneten Liquiditätssaldo gegliedert. Gelb hinterlegte Felder sind zum Ausfüllen gedacht, die übrigen Felder berechnen sich automatisch. Der Anfangsbestand jedes Monats übernimmt automatisch den Endbestand des Vormonats.

Monatlicher Soll-Ist-Vergleich und wöchentliches Dashboard: der Planungsrhythmus im Alltag

Eine Planung nützt nur, solange sie aktuell bleibt. Zu den praktischen Empfehlungen aus der Beratungspraxis gehört, die Liquiditätsplanung akkurat nachzuführen und das E-Banking für den Überblick zu nutzen.

Im Zentrum steht der monatliche Soll-Ist-Vergleich der Zahlungsströme: Geplante und tatsächliche Ein- und Ausgänge werden gegenübergestellt, Abweichungen erklärt und die Erwartungen für die Folgemonate nachgeführt. So wird die Planung zum Steuerungsinstrument statt zu einer einmaligen Übung.

Ergänzend hilft ein wöchentliches Dashboard, das wenige Kennzahlen visualisiert – so ist sofort sichtbar, wenn ein Wert den Soll-Bereich verlässt. Entscheidend sind Rhythmus und Disziplin, nicht der Detaillierungsgrad: Ein grober, monatlich nachgeführter Plan ist wertvoller als eine perfekte Tabelle, die niemand aktualisiert.

Das Dashboard zeigt drei Kennzahlen: die Cash Ratio (Liquiditätsgrad 1), die Quick Ratio (Liquidität 2. Grades) und die Operating-Cash-Flow-Ratio. So erkennen Sie unmittelbar, wenn ein KPI aus dem Soll-Bereich driftet.

Liquiditätsgrade und Cashflow: Kennzahlen, die den Puls messen

Liquiditätsgrade zeigen, in welchem Umfang kurzfristige Schulden mit sofort oder bald verfügbaren Mitteln gedeckt sind. Die drei Grade unterscheiden sich im Umfang der einbezogenen Mittel.

Liquiditätsgrad 1 – die Cash Ratio – misst, ob das kurzfristige Umlaufvermögen – Kasse, Bankguthaben, offene Forderungen und Vorräte – die kurzfristigen Verbindlichkeiten vollständig deckt. Liquiditätsgrad 2 – die Quick Ratio – funktioniert ähnlich, lässt jedoch die Vorräte aussen vor und betrachtet das Verhältnis von Kasse, Bankguthaben und Forderungen zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Die Current Ratio schliesst Lagerbestände und Forderungen ein. Offen bleibt, ob sich die Lager tatsächlich verkaufen und die Forderungen eintreiben lassen. Die Quick Ratio lässt die Vorräte weg und betrachtet das Verhältnis von Kasse, Bankguthaben und Forderungen zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Richtwerte sind Orientierungshilfen, keine Gesetze. Der Fachbeitrag «Die wichtigsten KPIs für Schweizer KMU» von Robert Kesselring, veröffentlicht auf cfotogrow.ch, nennt mindestens 1,2 für die Cash Ratio (Liquiditätsgrad 1), 0,8 oder höher für die Quick Ratio (Liquidität 2. Grades) und über 1 für die Operating-Cash-Flow-Ratio. Letztere zeigt, in welchem Ausmass das operative Geschäft die kurzfristigen Verbindlichkeiten aus eigenen Zahlungsmitteln deckt, ohne auf externe Finanzierungen zurückzugreifen.

Der Cashflow ergänzt diese Momentaufnahmen um eine dynamische Perspektive: Er zeigt, ob über eine bestimmte Periode mehr Mittel zufliessen als abfliessen. Unterschieden werden der operative Cashflow aus dem laufenden Kerngeschäft, der Investitions-Cashflow mit Käufen und Verkäufen von Anlagevermögen sowie der Finanzierungs-Cashflow mit Kapitalaufnahmen, Rückzahlungen und Dividenden.

Für die Beurteilung gilt: Liquiditätsgrade sind eine Momentaufnahme, der Cashflow erzählt die Entwicklung. Aussagekräftig werden die Werte erst im Vergleich mit der eigenen Branche und den üblichen Zahlungszielen.

Richtwerte für Liquiditätskennzahlen (Schweizer KMU)

Rechnungen, Zahlungsfristen, Skonto: Forderungsmanagement als direkter Liquiditätshebel

Am unmittelbarsten wirkt das Forderungsmanagement. Rechnungen sollten systematisch direkt nach der Leistungserbringung gestellt werden.

Nach Einschätzung von Andreas Schweizer (ZHAW) verschicken viele Unternehmen sie zu spät und schöpfen damit ihr Liquiditätspotenzial nicht aus. Wer einem wenig bekannten Kunden Zahlungsfristen einräumt, gibt im Grunde einen Kredit; dieses Bewusstsein hilft, die Konditionen bewusst zu setzen.

Zahlungsziele und ein klarer Mahnprozess gehören schriftlich festgehalten: Wer wann mahnt und ab welchem Zeitpunkt weitere Schritte folgen, sollte nicht im Einzelfall entschieden werden.

Bei neuen Kunden lässt sich die Zahlungszuverlässigkeit prüfen, indem für einen Teil der Summe Vorkasse verlangt oder eine kürzere Frist als die üblichen 30 Tage vereinbart wird. Zahlt ein neuer Kunde die erste Rechnung nicht fristgerecht, ist gemäss Andreas Schweizer mit weiteren Verspätungen zu rechnen; das Cashflow-Management muss entsprechend angepasst werden.

Vorkasse ist in der Schweiz wenig verbreitet und könnte der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens schaden. Thomas Rautenstrauch, Professor für Accounting und Corporate Finance an der OST in St. Gallen, nennt als Alternative einen Rabatt für Kunden, die im Voraus zahlen oder ihre Rechnung nur wenige Tage nach der Leistungserbringung begleichen.

Teilvorkasse und Skonto sind damit zwei Wege, den Zahlungseingang zu beschleunigen, ohne im Markt an Attraktivität zu verlieren.

Frühwarnung und Argumentationsbasis: was der Plan für Investitionen und Kreditgespräche leistet

Der wichtigste Nutzen der Planung ist die Frühwarnung: Ein negativer Saldo über mehrere Monate hinweg lässt sich weit im Voraus erkennen, sodass gegensteuert werden kann, bevor das Konto leer ist.

Zugleich wird der Plan zur Entscheidungsgrundlage. Ob eine grössere Anschaffung, eine neue Anstellung oder eine Marketingkampagne finanzierbar ist, lässt sich anhand der Planung deutlich fundierter beurteilen als aus dem Bauch heraus. Das schützt vor Investitionen, die den Zahlungsfluss überfordern.

Schliesslich dient die Planung als Argumentationsbasis gegen aussen: Eine nachvollziehbare Liquiditätsplanung gehört zu den Unterlagen, die Kreditgeber – ob Bank oder digitaler Anbieter wie Kamuno – regelmässig sehen möchten. Sie zeigt, dass ein Unternehmen seine Zahlen im Griff hat, und kann die Prüfung einer Finanzierungsanfrage beschleunigen.

Vom ERP-System zur Finanzierung: wie digitale Prozesse Planung und Kapitalbeschaffung verzahnen

Digitale Werkzeuge verändern die Liquiditätsplanung. Der Bericht «Das Schweizer KMU-Finanzierungsökosystem» der Hochschule Luzern beschreibt einen Markt im Umbruch: Konsolidierung und Stabilisierung auf der einen Seite, neues Wachstum durch Spezialisierung und digitale Transformation auf der anderen.

Künstliche Intelligenz, Cloud-Lösungen und standardisierte Schnittstellen (APIs) verändern, wie Finanzierungsprozesse ablaufen. Was früher viel manuelle Arbeit bedeutete, lässt sich zunehmend automatisieren. Das spart Zeit, senkt Kosten und macht Finanzierungslösungen für mehr Unternehmen zugänglich.

Liquiditätsmanagement und Kreditvergabe wachsen zusammen. Unter «Embedded Finance» beziehungsweise «Embedded Lending» werden Finanzierungsmöglichkeiten direkt dort eingebunden, wo Unternehmen ihre Geschäftsprozesse steuern – zum Beispiel in der Buchhaltungssoftware oder im ERP-System. Wird ein Liquiditätsengpass erkannt, kann eine passende Finanzierungslösung direkt angezeigt werden. Die Planung wird damit zum Ausgangspunkt der Kapitalbeschaffung.

Viele Unternehmen finanzieren sich heute aus einer Mischung aus Eigenmitteln, Bankkrediten und alternativen Quellen. Nicht wenige verzichten ganz auf eine Kreditanfrage, weil ihnen der Prozess zu aufwendig erscheint. Digitale Anbieter wie Kamuno gehören zu den alternativen Quellen.

Reserven, Kostenhebel und Finanzierungsoptionen bei drohendem Engpass

Droht ein Engpass, gilt: Je früher er in der Planung sichtbar wird, desto wirksamer greifen die Massnahmen. Bewährt hat sich ein abgestuftes Vorgehen.

An erster Stelle steht der Aufbau von Liquiditätsreserven in guten Zeiten. Reicht das nicht, folgen die Priorisierung der Ausgaben und die Verschiebung nicht kritischer Vorhaben – Investitionen, die nicht dringend sind, lassen sich aufschieben, ohne das Geschäft zu gefährden.

Parallel dazu gilt es, das eigene Liquiditätspotenzial auszuschöpfen: offene Rechnungen konsequent einfordern, Rechnungen sofort nach der Leistungserbringung stellen, unnötige Lagerbestände abbauen.

Ist das Geschäftsmodell wirtschaftlich tragfähig, ist das Gespräch mit der Bank der nächste Schritt: Wirtschaftlich tragfähige KMU mit Liquiditätsproblemen können nach Angaben von kmu.admin.ch ein Bankdarlehen erhalten, sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen. Daneben lohnt sich die Prüfung weiterer Finanzierungsquellen, die heute einen Teil der Mischfinanzierung aus Eigenmitteln, Bankkrediten und alternativen Anbietern ausmachen.

Zum Weiterlesen: Liquiditätsplanung für KMU: Eine einfache Vorlage für die nächsten 12 Monate (web.kamuno.ch).