Kreditorenprozesse optimieren: Schritte und Kontrollen

Warum sich die Optimierung des Kreditorenprozesses lohnt

Wer dauerhaft unter hoher Belastung im gleichen Umfeld arbeitet, übersieht das Potenzial, das direkt vor ihm liegt – auch im Finanzbereich. Wer seine Finanzprozesse weitgehend digitalisiert hat, arbeitet auch ausserhalb des Büros strukturiert und ist nicht an physische Dokumente gebunden. Personalressourcen werden gespart, weil Mitarbeitende die gewonnene Zeit für Kernaufgaben nutzen.

Der Kreditorenprozess ist ein dankbares Feld: Offene Verbindlichkeiten sind keine Papierarbeit, sondern künftige Geldabflüsse. Ob und wie stark sich eine Optimierung lohnt, hängt von den vorhandenen Tools und der eingesetzten Software ab.

Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung: die Schritte im Überblick

Die Kreditorenbuchhaltung ist das Nebenbuch rund um Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – alle Prozesse zwischen Rechnungseingang und endgültiger Zahlung an Lieferanten oder Dienstleister. Buchhalterisch wird ein Lieferant erst zum Kreditor, wenn man ihm Geld schuldet. Mit dem Rechnungseingang beginnt die Kreditorenlogik: erfassen, prüfen, kontieren, freigeben, terminieren, bezahlen.

Vier Fragen muss die Prozesskette jederzeit ohne Suche beantworten: Welche Lieferantenrechnungen sind noch offen? Welche sind bald fällig oder bereits überfällig? Wo lässt sich Skonto nutzen, und wo drohen Mahngebühren? Welche Ausgaben sind erfasst, aber noch nicht bezahlt? Ohne diese Übersicht lassen sich Zahlungen nicht planen – dann reagiert man nur auf Eingänge.

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) in der Kreditorenbuchhaltung steuert Risiken entlang des gesamten Beschaffungsprozesses und schützt vor wesentlichen Fehlern im Jahresabschluss. Es deckt drei Bereiche ab: Stammdaten, Eingangsrechnungen und Auszahlungen. Klare Berechtigungen, Funktionstrennung und systemgestützte Abgleiche verhindern falsche oder doppelte Zahlungen.

Kontrollen im Internen Kontrollsystem (IKS) für die Kreditorenbuchhaltung

Zuerst Bestandesaufnahme: Tools und manuelle Abläufe prüfen

Der erste Schritt ist eine Übersicht über die vorhandenen Tools und Software sowie deren Möglichkeiten. Sie zeigt, ob ungenutztes Potenzial vorhanden ist oder mit zusätzlichen Kosten gerechnet werden muss. Häufig wird die bestehende Infrastruktur nicht vollständig genutzt; kleine Anpassungen eröffnen neue Möglichkeiten. Der günstigste Hebel liegt damit oft im Bestehenden und nicht in einer Neuanschaffung.

In einem zweiten Schritt werden die manuellen Prozesse im Detail auf Automatisierungs-, Digitalisierungs- und Optimierungspotenzial analysiert. Die Umsetzung beginnt erst, wenn diese Übersicht vollständig und durchdacht ist. Stark standardisierte Vorgänge bieten das einfachste und grösste Potenzial, weil sich wiederkehrende Teilschritte verlässlich abbilden lassen.

Kontrollen bei den Kreditoren-Stammdaten

Die Kreditoren-Stammdaten bilden einen eigenständigen Kontrollbereich innerhalb des IKS. Kritische Änderungen – etwa an Zahlungsverbindungen oder Kontoinformationen – erfordern zwingend eine Freigabe nach dem Vieraugenprinzip. Das verhindert Zahlungen auf falsche Wege und Dubletten aus unkontrolliertem Anlegen von Datensätzen.

Ergänzend braucht es klare Berechtigungen und eine Funktionstrennung: Wer Stammdaten erfassen oder ändern darf, sollte nicht gleichzeitig allein über die Auszahlung entscheiden.

Eingangsrechnungen systematisch prüfen

Die Prüfung der Eingangsrechnung ist die Kernkontrolle des Kreditorenprozesses. Sie erfolgt nicht nach Augenmass, sondern durch den systematischen Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein. Stimmen Menge, Preis und gelieferte Leistung mit den zugrunde liegenden Belegen überein, kann die Rechnung freigegeben werden.

Für den Materialeinkauf sind Toleranzgrenzen für Preisabweichungen zu definieren. Sie legen fest, bis zu welchem Grad eine Abweichung akzeptiert wird und ab wann sie als Diskrepanz gilt. Damit ist im Voraus geklärt, wie mit jeder erkannten Abweichung umgegangen wird – statt sie im Einzelfall zu diskutieren.

Zahlungen terminieren, freigeben und überwachen

Auf der Auszahlungsseite senken regelmässige Aging-Listen und Systemwarnungen bei Rechnungsduplikaten das Zahlungsrisiko. Die Aging-Liste zeigt, welche Verbindlichkeiten in welchem Zeitfenster fällig werden, und macht Überfälligkeiten sichtbar, bevor eine Mahnung eintrifft.

Zahlungen werden bewusst terminiert statt reaktiv ausgelöst: Skontofristen lassen sich nur nutzen, wenn der Zahlungslauf vor dem Fristablauf angesetzt ist; Mahngebühren lassen sich nur vermeiden, wenn die Fälligkeit bekannt ist.

Automatisierung als Hebel: Belegerfassung, Abgleiche und Zahlungsverkehr

Die Digitalisierung der Buchführung verändert administrative Prozesse: Intelligente Softwarelösungen erfassen, analysieren und verbuchen Rechnungen und Quittungen automatisch. KI-gestützte Werkzeuge wie die DeepBox von Abacus verarbeiten Belege in wenigen Sekunden und minimieren menschliche Fehler. Was automatisch erfasst und verbucht wird, muss nicht manuell übertragen werden.

Ergänzt wird die Belegerfassung durch Electronic Banking, das den Zahlungsverkehr nahtlos in die Finanzbuchhaltung integriert und damit auch Liquiditätsübersichten direkt anbindet. Unternehmen gewinnen Zeit für strategische Finanzentscheidungen und profitieren von höherer Genauigkeit und Transparenz. Effizientere Prozesse fangen einen Teil der manuellen Arbeit auf und leisten damit einen Beitrag zur Bewältigung des Fachkräftemangels.

Vorteile der Digitalisierung im Kreditorenprozess

Automatisierung von Belegerfassung und Zahlungsverkehr

Wann einfache Lösungen reichen – und wann mehr Struktur nötig wird

Für sehr kleine Schweizer Einzelunternehmen reicht oft ein einfacher Überblick über eingehende Rechnungen. Sobald mehrere Lieferantenrechnungen parallel laufen, Zahlungsfristen aktiv genutzt werden oder die Liquidität besser gesteuert werden soll, wird eine strukturierte Kreditorenlogik schnell sinnvoll.

Entscheidend ist nicht, ob ein grosses ERP-System vorhanden ist, sondern ob jederzeit beantwortet werden kann, welche Lieferantenrechnungen offen, bald fällig oder überfällig sind und welche Ausgaben bereits erfasst, aber noch nicht bezahlt sind.

Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob eine separate Kreditorenbuchhaltung geführt werden soll. In der Kreditorenbuchhaltung wird für jeden Lieferanten ein Konto geführt, auf dem alle Bewegungen – Rechnungen und Zahlungen – verbucht und deren Gesamttotal ins Hauptbuch übertragen wird.

Bei der Offenposten-Buchhaltung werden Rechnungen dagegen nicht verbucht; Geschäftsfälle werden erst bei der Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung anhand von Belegen, die als «unbezahlte Rechnungen» abgelegt sind, und beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich offenen Rechnungen angepasst.

Bei kleineren Datenmengen kann die Offenposten-Buchhaltung sinnvoll sein; sind jedoch etliche Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt sich eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Ob eine solche Hilfsbuchhaltung angezeigt ist, hängt von der Betriebsgrösse, der Anzahl der Belege und den Bedürfnissen des Betriebs ab.

Offenposten-Buchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung: Unterschiede und Einsatzgebiete