Ottimizzare i processi dei fornitori: passi e controlli

Perché conviene ottimizzare il processo dei fornitori

Chi lavora costantemente sotto forte pressione nello stesso ambiente tende a trascurare il potenziale che ha proprio davanti agli occhi, anche nell'ambito finanziario. Chi ha digitalizzato ampiamente i propri processi finanziari lavora in modo strutturato anche al di fuori dell'ufficio e non è vincolato ai documenti cartacei. Si risparmiano risorse umane, poiché i collaboratori possono impiegare il tempo guadagnato per le attività principali.

Il processo dei fornitori è un campo promettente: i debiti aperti non sono semplice burocrazia, ma rappresentano futuri deflussi di liquidità. Se e quanto convenga ottimizzare dipende dagli strumenti disponibili e dal software utilizzato.

Dall'arrivo della fattura al pagamento: i passi in sintesi

La contabilità fornitori è il libro ausiliario relativo ai debiti derivanti da forniture e prestazioni, ovvero tutti i processi che intercorrono tra la ricezione della fattura e il pagamento definitivo ai fornitori o ai prestatori di servizi. Contabilmente, un fornitore diventa creditore solo quando gli si deve del denaro. Con l'arrivo della fattura inizia la logica dei fornitori: registrazione, verifica, imputazione contabile, approvazione, pianificazione delle scadenze, pagamento.

La catena di processi deve essere in grado di rispondere in qualsiasi momento, senza bisogno di ricerche, a quattro domande: quali fatture dei fornitori sono ancora aperte? Quali sono in scadenza o già scadute? Dove è possibile sfruttare lo sconto cassa e dove si rischiano spese di sollecito? Quali uscite sono state registrate ma non ancora pagate? Senza questa panoramica non è possibile pianificare i pagamenti: si reagisce semplicemente agli incassi.

Un sistema di controllo interno (SCI) nella contabilità fornitori gestisce i rischi lungo l'intero processo di approvvigionamento e protegge da errori significativi nel bilancio annuale. Copre tre aree: dati master, fatture in entrata e pagamenti. Autorizzazioni chiare, separazione delle funzioni e riconciliazioni supportate dal sistema prevengono pagamenti errati o duplicati.

Controlli nel sistema di controllo interno (SCI) per la contabilità fornitori

Prima una valutazione dello stato attuale: verificare strumenti e procedure manuali

Il primo passo consiste nell'ottenere una panoramica degli strumenti e del software presenti, nonché delle loro potenzialità. Questo mostra se esiste un potenziale inutilizzato o se bisogna prevedere costi aggiuntivi. Spesso l'infrastruttura esistente non viene sfruttata appieno; piccoli adattamenti aprono nuove possibilità. La leva più economica si trova quindi spesso nell'esistente, non in un nuovo acquisto.

In un secondo passo, i processi manuali vengono analizzati nel dettaglio per individuare il potenziale di automazione, digitalizzazione e ottimizzazione. L'implementazione inizia solo quando questa panoramica è completa e ben ponderata. Le procedure altamente standardizzate offrono il potenziale più semplice e maggiore, poiché le singole fasi ricorrenti possono essere mappate in modo affidabile.

Controlli sui dati master dei fornitori

I dati master dei fornitori costituiscono un'area di controllo autonoma all'interno dello SCI. Le modifiche critiche, ad esempio alle coordinate bancarie o alle informazioni sui conti, richiedono obbligatoriamente un'approvazione secondo il principio delle quattro occhi. Questo previene pagamenti su percorsi errati e duplicati derivanti dalla creazione incontrollata di record.

Inoltre, sono necessarie autorizzazioni chiare e una separazione delle funzioni: chi è autorizzato a registrare o modificare i dati master non dovrebbe poter decidere contemporaneamente e da solo sul pagamento.

Verifica sistematica delle fatture in entrata

La verifica della fattura in entrata è il controllo centrale del processo dei fornitori. Non avviene a occhio, ma attraverso la riconciliazione sistematica della fattura con l'ordine e la bolla di consegna. Se quantità, prezzo e prestazione fornita corrispondono ai documenti sottostanti, la fattura può essere approvata.

Per gli acquisti di materiale devono essere definite soglie di tolleranza per le deviazioni di prezzo. Queste stabiliscono fino a quale punto una deviazione è accettabile e da quando viene considerata una discrepanza. In questo modo è chiarito in anticipo come gestire ogni deviazione rilevata, invece di discuterla caso per caso.

Pianificare, approvare e monitorare i pagamenti

Dal lato dei pagamenti, le regolari liste di invecchiamento (Aging) e gli avvisi del sistema per i duplicati di fatture riducono il rischio di pagamento. La lista di invecchiamento mostra quali debiti scadono in quale finestra temporale e rende visibili le scadenze mancate prima che arrivi un sollecito.

I pagamenti vengono pianificati consapevolmente invece di essere attivati reattivamente: le scadenze per lo sconto cassa possono essere sfruttate solo se il ciclo di pagamento è programmato prima della scadenza; le spese di sollecito possono essere evitate solo se la data di scadenza è nota.

L'automazione come leva: acquisizione documenti, riconciliazioni e traffico dei pagamenti

La digitalizzazione della contabilità modifica i processi amministrativi: soluzioni software intelligenti acquisiscono, analizzano e registrano automaticamente fatture e ricevute. Strumenti basati sull'intelligenza artificiale come la DeepBox di Abacus elaborano i documenti in pochi secondi e minimizzano gli errori umani. Ciò che viene acquisito e registrato automaticamente non deve essere trasferito manualmente.

L'acquisizione dei documenti è integrata dall'Electronic Banking, che collega il traffico dei pagamenti alla contabilità finanziaria in modo fluido, collegando direttamente anche le panoramiche sulla liquidità. Le aziende guadagnano tempo per decisioni finanziarie strategiche e beneficiano di maggiore precisione e trasparenza. Processi più efficienti assorbono parte del lavoro manuale, contribuendo così a far fronte alla carenza di personale specializzato.

Vantaggi della digitalizzazione nel processo dei fornitori

Automazione dell'acquisizione documenti e del traffico dei pagamenti

Quando bastano soluzioni semplici e quando serve più struttura

Per le piccole ditte individuali svizzere è spesso sufficiente una semplice panoramica delle fatture in arrivo. Non appena circolano parallelamente diverse fatture di fornitori, si utilizzano attivamente le scadenze di pagamento o si desidera controllare meglio la liquidità, una logica strutturata dei fornitori diventa rapidamente utile.

Non è decisivo se sia presente un grande sistema ERP, ma se si possa rispondere in qualsiasi momento alla domanda su quali fatture dei fornitori siano aperte, in scadenza o scadute e quali uscite siano già registrate ma non ancora pagate.

Da distinguere è la questione se debba essere tenuta una contabilità fornitori separata. Nella contabilità fornitori viene tenuto un conto per ogni fornitore, sul quale vengono registrate tutte le movimentazioni – fatture e pagamenti – e il cui totale complessivo viene trasferito nel libro mastro.

Nella contabilità delle partite aperte, invece, le fatture non vengono registrate contabilmente; le operazioni commerciali vengono registrate solo al momento del pagamento. Il controllo dei pagamenti avviene al di fuori della contabilità sulla base di documenti archiviati come «fatture non pagate» e, alla chiusura, il saldo viene adeguato in base alle effettive fatture aperte.

Con volumi di dati ridotti, la contabilità delle partite aperte può essere sensata; tuttavia, se ci sono molte fatture e pagamenti da registrare, si raccomanda una contabilità clienti e fornitori. Se tale libro ausiliario sia opportuno dipende dalle dimensioni dell'azienda, dal numero di documenti e dalle esigenze operative.

Contabilità delle partite aperte vs. contabilità fornitori: differenze e ambiti di applicazione