Controlling e indicatori chiave: la gestione basata sui dati nelle PMI svizzere

Quando i numeri restano nel cassetto: il controlling nella quotidianità delle PMI

Gli indicatori chiave (KPI) sono il fondamento di una sana gestione aziendale: mostrano se una PMI è sulla giusta rotta, rendono visibili precocemente i punti di forza e le debolezze finanziarie e permettono decisioni strategiche basate sui dati (weka.ch). Nella pratica, però, è proprio qui che spesso si inceppa la macchina: il bilancio consuntivo viene preparato, i numeri finiscono nell'archivio – e si continua a decidere "a pancia".

In molte piccole e medie imprese manca un reparto di controlling dedicato. La direzione aziendale – spesso insieme al fiduciario – deve farsi carico dell'analisi dei dati, ma dispone di poco tempo per farlo. Trenta indicatori, di cui la metà non viene mai discussa, non servono a nessuno. Meglio optare per una selezione consapevolmente snella: pochi indicatori, esaminati regolarmente, commentati e collegati a misure concrete.

La sequenza segue l'urgenza: prima la capacità di pagamento, poi la redditività, quindi la struttura patrimoniale e infine i driver operativi, che segnalano i problemi prima che diventino visibili nel conto economico. L'obiettivo è creare un set di indicatori che una PMI possa gestire senza software specialistici e senza assumere personale aggiuntivo.

Ordine di verifica degli indicatori nelle PMI

Prima la capacità di pagamento: grado di liquidità 1 e 2

La liquidità è considerata l'indicatore a breve termine più importante; un grado di liquidità 2 inferiore al 100 percento comporta rischi di insolvenza (weka.ch). Giustamente: anche un'azienda redditizia può diventare illiquida se le fatture non vengono saldate in tempo. Per questo la liquidità sta all'inizio di ogni analisi degli indicatori, prima di qualsiasi discussione sulla redditività.

Il grado di liquidità 2, detto anche liquidità immediata, si calcola come (attivo circolante meno rimanenze) diviso per le passività a breve termine; il valore target si situa tra il 100 e il 120 percento. Un valore superiore al 100 percento dimostra che i debiti a breve termine possono essere estinti senza dover vendere la merce (klara.ch). Più rigoroso è il calcolo del grado di liquidità 1: mette a confronto esclusivamente i mezzi liquidi con le passività a breve termine, ignorando i crediti.

Per la pratica si raccomanda una verifica mensile, per individuare precocemente le strozzature (klara.ch). In caso di valore basso, aiuta una migliore gestione dei crediti, ad esempio solleciti di pagamento più rapidi; un valore alto può essere l'occasione per investire i mezzi in eccesso e ottenere un rendimento (klara.ch). Letto isolatamente, tuttavia, l'indicatore può trarre in inganno: un valore molto alto può anche significare che capitale vincolato rimane inutilizzato.

Grado di liquidità 1 e 2: calcolo, valore target e frequenza

L'azienda guadagna? Margine EBITDA, EBIT e margine sulle vendite

Il margine EBITDA mostra quale percentuale del fatturato rimane prima degli interessi, delle tasse e degli ammortamenti ed è considerato un indicatore della redditività operativa. Si calcola come utile prima degli interessi, delle tasse e degli ammortamenti diviso per il fatturato, moltiplicato per 100. Il valore target dipende dal settore e si situa spesso tra il 10 e il 20 percento (klara.ch). Poiché la struttura finanziaria e le imposte vengono escluse, questa grandezza è adatta per il confronto tra periodi e per rispondere alla domanda se l'attività operativa generi effettivamente utili.

Il margine EBIT considera – diversamente dal margine EBITDA – anche gli ammortamenti e disegna così un'immagine più realistica della redditività operativa, soprattutto nelle aziende ad alta intensità di capitale (findea.ch). Dove si è investito molto in macchinari, veicoli o immobili, solo questo indicatore mostra se l'attività copre effettivamente l'usura del patrimonio immobilizzato.

Il margine sulle vendite mostra il risultato finale dopo tutti i costi, gli interessi e le imposte; è considerato l'indicatore di redditività più completo e si presta particolarmente bene alla comunicazione (findea.ch). Il rendimento del capitale proprio collega conto economico e stato patrimoniale: mostra quanto utile viene generato per ogni franco di capitale proprio impiegato ed è l'indicatore centrale per le proprietarie e i proprietari (findea.ch). Margini in calo indicano un minore potere di fissazione dei prezzi o costi in aumento; valori elevati creano margine di manovra per investimenti e riserve.

Quattro indicatori di redditività e il loro significato

Sostanza e margine di manovra: autofinanziamento, copertura degli immobilizzi, flusso di cassa

Il solo conto economico non dice nulla sulla stabilità. Il grado di autofinanziamento – la quota del capitale proprio sul totale dello stato patrimoniale – garantisce l'indipendenza e offre un cuscinetto in caso di fluttuazioni congiunturali (weka.ch). Più è basso, più l'azienda dipende dai fornitori di capitale esterno e dalle loro condizioni; in una crisi, questo margine di manovra diventa rapidamente una strozzatura.

Intensità degli immobilizzi e copertura degli immobilizzi formano una coppia: l'intensità degli immobilizzi mostra quale parte dello stato patrimoniale è vincolata in attività a lungo termine; la copertura degli immobilizzi risponde alla domanda se queste attività a lungo termine siano finanziate anch'esse a lungo termine. Entrambe le grandezze figurano nelle panoramiche sugli indicatori aziendali più importanti per le PMI come settori propri, accanto a liquidità, struttura finanziaria, redditività e flusso di cassa (weka.ch). Una sottocopertura significa che gli investimenti a lungo termine sono finanziati con capitale a breve termine – un rischio strutturale che si fa sentire in una crisi dei tassi o di liquidità.

Un flusso di cassa positivo è il presupposto per garantire l'esistenza a lungo termine dell'azienda senza ricorrere a capitale esterno (weka.ch); finanzia investimenti di sostituzione, riduzione del debito e crescita con forze proprie. Decisiva è la tendenza su più periodi: un singolo mese buono non basta, e un flusso di cassa operativo costantemente negativo rimane un segnale di allarme, anche se il conto economico mostra ancora un utile.

Sistema di allarme precoce oltre la contabilità: indicatori operativi

Gli indicatori finanziari come fatturato, EBITDA e flusso di cassa riflettono ciò che è già stato deciso e attuato – mostrano il risultato. Gli indicatori operativi mostrano i motori di questi risultati e permettono di contromisurare prima che le debolezze si ripercuotano sui numeri finanziari; sono i veri indicatori di allarme precoce (scalemetrics.ai). Un calo del tasso di successo nelle offerte si ripercuote sulla marginalità solo con ritardo – nelle vendite è visibile immediatamente.

Una panoramica sugli indicatori operativi cita valori di riferimento concreti per le PMI svizzere: la durata dal primo contatto alla chiusura del contratto (Sales Cycle Length) nell'ambiente B2B è di 30 fino a 90 giorni, a seconda delle dimensioni dell'affare. Per la quota di offerte vinte (Win Rate), un valore superiore al 25 percento è considerato un obiettivo solido. Il fatturato per dipendente si muove, a seconda del settore, tra CHF 200'000 e CHF 400'000 per persona e anno; l'Overhead-Ratio – i costi generali in rapporto al fatturato totale – dovrebbe rimanere sotto il 25 percento nelle PMI scalabili (scalemetrics.ai). L'evoluzione di queste grandezze nel tempo mostra se la crescita regge o se la struttura dei costi sta prendendo il sopravvento.

Anche la fidelizzazione della clientela rientra in questo ambito: la soddisfazione dei clienti può essere rilevata tramite un breve sondaggio post-acquisto o attraverso l'analisi del tasso di riacquisto (klara.ch). Complementare è lo sguardo ai costi del personale in rapporto al fatturato – spesso il fattore di costo più grande; nel settore dei servizi si citano frequentemente il 40 fino al 50 percento (klara.ch). Tali valori non sono grandezze contabili, ma di leadership: appartengono alle conversazioni con il quadro dirigente, non solo al bilancio consuntivo annuale.

Valori di riferimento per gli indicatori operativi nelle PMI svizzere

Dal valore isolato al sistema: pochi numeri, chiare responsabilità

I singoli indicatori possono trarre in inganno. Ha senso un piccolo sistema che raggruppa i valori in aree – tipicamente liquidità, redditività, struttura finanziaria e patrimoniale nonché flusso di cassa, integrati dai driver operativi. Decisivi sono i nessi causali: un tasso di successo più basso nelle vendite si ripercuote in un margine più basso, un incasso più lento in un grado di liquidità 2 più basso. Chi conosce questa catena, sa dove cercare in caso di deviazione.

A ogni indicatore appartengono tre definizioni: un valore target o una fascia target, una frequenza di misurazione e una persona responsabile. La frequenza segue la vicinanza al controllo – liquidità mensilmente, margini trimestralmente, indicatori strutturali annualmente o semestralmente. La responsabilità trasforma un numero in un compito: chi ne è responsabile deve poter spiegare le deviazioni e proporre misure.

Più importante del numero di valori è la comparabilità tra i periodi: lo stesso indicatore, calcolato secondo la stessa formula, alla stessa data di riferimento e dalla stessa fonte di dati, dice di più di una dozzina di grandezze definite in modo mutevole. Un sistema adatto alle PMI comprende quindi pochi indicatori, ma portati avanti in modo coerente.

Da dove provengono i numeri – e dove il confronto zoppica

Ogni calcolo degli indicatori sta in piedi o cade con il bilancio consuntivo su cui si basa. Se una PMI svizzera vuole preparare un bilancio consuntivo riconosciuto, oltre agli Swiss GAAP FER c'è soprattutto l'alternativa IFRS for SMEs (bdo.ch). Gli Swiss GAAP FER sono uno standard contabile svizzero modulare per una rendicontazione finanziaria chiara e trasparente; devono fornire un'immagine il più possibile affidabile della situazione finanziaria e della performance di un'azienda. Sono applicati da PMI, gruppi e società quotate in tutta la Svizzera (kpmg.com).

IFRS for SMEs è uno standard autonomo, tagliato sulle esigenze e le possibilità delle PMI. Temi senza rilevanza per le PMI vengono omessi, molte norme sono semplificate, gli obblighi di informativa notevolmente ridotti. Il volume è sceso così da circa 3000 a circa 250 pagine (bdo.ch). Per le aziende senza accesso al mercato dei capitali è un'alternativa snella; chi viene confrontato a livello internazionale, spesso sta meglio con IFRS for SMEs.

I limiti restano. In primo luogo, molti indicatori sono valori alla data di riferimento: un grado di liquidità al 31 dicembre può apparire nettamente migliore rispetto a un qualsiasi altro giorno, motivo per cui vanno considerati anche valori medi o più date di riferimento. In secondo luogo, i valori target dipendono dal settore – un margine solido nel commercio sarebbe debole in un altro settore. In terzo luogo, il confronto tra aziende zoppica se queste redigono il bilancio secondo quadri normativi diversi e con diverse opzioni di valutazione. Il confronto più significativo resta quello della propria azienda con sé stessa nel tempo.

Swiss GAAP FER e IFRS for SMEs a confronto diretto