Analisi degli scostamenti nel budget: cause e contromisure

A cosa serve l'analisi degli scostamenti nel budget

Il confronto tra valori pianificati (soll) e valori effettivi (ist) mette a confronto quanto previsto con quanto realmente ottenuto. L'analisi degli scostamenti va oltre e ricerca le cause della differenza.

Nella pianificazione dei costi del personale è uno dei quattro scopi esplicitamente menzionati – accanto al budgeting, al forecast e alla base decisionale: i costi del personale pianificati e quelli effettivamente sostenuti vengono confrontati e se ne analizzano le cause.

Il risultato funge da base decisionale quando si valutano misure di gestione delle risorse umane: assunzioni, promozioni, riorganizzazioni. Senza questo collegamento, il reporting rimane una mera fornitura di numeri. Il fornitore di formazione cmt formula la conseguenza in questi termini: chi si limita a trascrivere i dati pianificati per le aree specialistiche, a fine anno si ritrova con una pianificazione alla quale nessuno si sente vincolato – e un'analisi degli scostamenti senza destinatari.

Calcolare, ponderare e circoscrivere gli scostamenti

Prima di qualsiasi calcolo sta la verifica dei dati: ricontrollare i totali, verificare la completezza e la plausibilità. Successivamente, per ogni centro di costo si calcolano gli scostamenti in valore assoluto e in percentuale. Entrambe le grandezze sono necessarie: l'importo assoluto mostra l'entità nella valuta di rendicontazione, il valore percentuale lo spostamento relativo, che può risultare elevato su una base piccola.

In seguito, gli scostamenti vengono classificati per entità e causa. Una soglia rende il lavoro gestibile: in una procedura descritta per le analisi di budget, il criterio di successo prevede che tutti gli scostamenti significativi superiori al 5 percento siano identificati e spiegati.

Non ogni scostamento merita quindi la stessa attenzione; l'analisi si concentra sui principali scostamenti e sul fabbisogno di intervento evidenziato.

Considerare separatamente lo scostamento di prezzo e di consumo

Lo scostamento di prezzo risulta dalla quantità effettiva moltiplicata per la differenza tra prezzo pianificato e prezzo effettivo. Uno scostamento di consumo si verifica quando le quantità pianificate e quelle effettivamente impiegate divergono. Entrambe le componenti attingono dallo stesso capitolo di budget, ma hanno cause scatenanti diverse.

Per questo motivo, le componenti di quantità e di prezzo devono essere pianificate separatamente. Solo così è possibile distinguere se uno scostamento sia stato causato da un prezzo di acquisto più elevato o da un consumo maggiore. La contromisura varia a seconda della risposta: negoziazione con i fornitori per la componente di prezzo, controllo dei processi o delle quantità per la componente di consumo.

Inoltre, è necessario separare gli effetti una tantum dagli sviluppi strutturali, affinché una registrazione singola non venga interpretata come uno spostamento permanente.

Cause tipiche: pianificazione, stato dei dati, definizioni

Una parte degli scostamenti non deriva dall'attività operativa. La prima causa risiede nella pianificazione stessa: se le aree specialistiche forniscono i dati in ritardo, il controlling pianifica al loro posto. In seguito, nessuno si sente vincolato a un numero che non ha proposto personalmente. Il dato pianificato resta senza un proprietario, lo scostamento senza un responsabile.

La seconda causa sono le definizioni divergenti dello stesso indicatore chiave. Non appena due aree calcolano lo stesso valore in modo diverso, la riunione verte su quale numero sia corretto, invece che su cosa fare. Questo costa non solo tempo durante la seduta, ma anche la fiducia in tutti i report successivi.

La terza causa è lo stato dei dati: un centro di costo è stato rinominato, un conto è nuovo, una registrazione è avvenuta dopo la chiusura contabile. Il confronto viene comunque eseguito e fornisce uno scostamento che riflette un adeguamento tecnico e non un cambiamento operativo. Chi non identifica tali casi spiega alla direzione generale un fantasma.

Costi del personale: la leva più grande nel budget

I costi del personale appartengono, nella maggior parte delle aziende, alle voci di spesa più consistenti; nei settori ad alta intensità di manodopera raggiungono regolarmente il 50 per cento e oltre dei costi totali. Alla pianificazione dei costi del personale rientrano i salari lordi, i contributi datoriali alla previdenza sociale, la previdenza professionale e gli altri oneri sociali accessori. Essa traduce la struttura quantitativa della pianificazione del personale – headcount, posti di lavoro, FTE – in una struttura di valore.

I driver degli scostamenti si trovano qui negli accordi tariffari, nel turnover e nel grado di copertura delle posizioni. Queste grandezze cambiano nel corso dell'anno, motivo per cui il forecast aggiorna le aspettative sulla base degli sviluppi effettivi – nelle funzioni di controlling mature come forecast rollante. Un budget annuale una volta approvato invecchia rapidamente in questo blocco.

Costi del personale come voce di spesa principale

Dalla causa alla contromisura

Dall'analisi delle cause deriva il piano d'azione: quantificare le leve per ogni centro di costo, prioritizzare in base all'impatto, proiettare il periodo successivo sulla base del trend depurato e approvare i numeri – verificandoli con campionamenti e traducendo le misure in compiti. Il report di analisi contiene sintesi, principali scostamenti, trend, potenzialità e prossimi passi.

Le responsabilità vanno regolate in modo netto. I dati pianificati e il budget sono di responsabilità della direzione di settore, che poi sostiene il numero; il controlling fornisce procedure, modelli e scadenze. La definizione di un indicatore chiave viene decisa congiuntamente dalla direzione generale e dall'area specialistica, il controlling la attua con una definizione scritta.

I dati master, come i centri di costo e l'attribuzione dei conti, sono di competenza della contabilità finanziaria in coordinamento con l'area specialistica, il controlling viene informato. È proprio in queste interfacce che nascono gli scostamenti che nessuno sa spiegare.