Mehrwertsteuer in der Liquiditätsplanung: Fälligkeiten und Zahlungsströme

Die MWST als zinsloser Zwischenposten: wo in der Planung die Lücke entsteht

Der Bund erhebt die Mehrwertsteuer bei den Unternehmen; diese überwälzen sie auf die Konsumentinnen und Konsumenten. Fakturiert wird der Steueranteil mit der Rechnung, abgeführt aber erst mit der MWST-Abrechnung.

Die Abrechnung läuft über die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).

Zwischen dem Eingang des Kundenbetrags und dem Fälligkeitstag liegt der Steueranteil auf dem Firmenkonto, obwohl er dem Bund zusteht. Kurzfristig wirkt diese Spanne wie ein zinsloser Kredit.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel quartalsweise oder halbjährlich; die Zahlungsfrist beträgt jeweils 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode. Die Spanne bis zur Abführung kann daher bis zu einer Abrechnungsperiode plus 60 Tage betragen.

Der Betrag gehört deshalb als eigene Position in den Zahlungsplan und nicht in die frei verfügbaren Erlöse.

Als Zahlungsstrom hat der Steueranteil zwei Zeitpunkte: den Zufluss mit der Rechnung und den Abfluss mit der Abrechnung.

Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, entsteht ein Guthaben, das die ESTV auszahlt. In Investitionsjahren und bei exportorientierten Betrieben kommt das regelmässig vor – die Ausgaben sind bereits bezahlt, das Geld kommt erst mit der Abrechnung zurück.

Vorauszahlungen: fällig mit dem Geldeingang, nicht mit der Lieferung

Auf Vorauszahlungen schuldet das Unternehmen die MWST bereits, wenn das Geld eintrifft – nicht erst, wenn geliefert wurde.

Die Abgrenzung hängt an der Grundlage: Eine Akontorechnung stützt sich auf eine Vereinbarung oder Schätzung, eine Teilrechnung auf die tatsächlich erbrachte Leistung. Die Schlussrechnung zieht alle bisher fakturierten Beträge vom Gesamtbetrag ab.

Eine Akontorechnung ist oft ein pauschaler Prozentsatz, etwa 30 %.

Das Schweizer Recht kennt keine Legaldefinition der Akontorechnung; massgebend ist, was mit dem Kunden vereinbart wurde. Eine Anzahlung ist der Sonderfall der Akontorechnung ganz am Anfang, oft zur Deckung von Materialkosten.

Eine korrekt gestellte Teilrechnung ist inhaltlich abschliessend, eine Akontorechnung muss in der Schlussrechnung zwingend abgerechnet werden. Beide sind rechtlich vollwertige Rechnungen mit allen Pflichtangaben.

Für den Zahlungsstrom folgt daraus: Der eingenommene Betrag enthält einen Steueranteil, der nicht der Firma gehört. Wer ihn zur Deckung laufender Ausgaben einplant, verschiebt die Lücke nur bis zum Abrechnungstermin.

Für die Liquiditätsplanung zählt der Geldeingang, nicht die Leistung. Die Fälligkeit der MWST knüpft bei Vorauszahlungen an den Zahlungseingang.

Vorteile und Risiken der Vorauszahlungen für die Liquidität

Abrechnungsrhythmus und Fälligkeit: wann der Betrag tatsächlich abfliesst

Bei der effektiven Methode wird quartalsweise abgerechnet, bei der Saldosteuersatzmethode halbjährlich; eine jährliche Abrechnung ist auf Gesuch möglich, mit Ratenzahlungen. Aus der Methodenwahl ergeben sich vier, zwei oder eine Abrechnung pro Jahr.

Die Saldosteuersatzmethode steht Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 5,025 Mio. CHF offen.

Die Frist beträgt jeweils 60 Tage nach Ablauf der Abrechnungsperiode und gilt sowohl für die Einreichung als auch für die Zahlung (Art. 71 und Art. 86 MWSTG). Verbindlich für den Zahlungsplan ist das Fälligkeitsdatum.

Die Fälligkeit ist der Tag, an dem die Zahlung bei der ESTV eingehen muss. Sie liegt 60 Tage nach dem Ende der Abrechnungsperiode.

Für ein am 31. März endendes Quartal liegt der Zahlungstermin Ende Mai, für ein Halbjahr mit Ende Juni Ende August.

Eingereicht wird die Abrechnung elektronisch über das Portal der ESTV. Diese Ecktermine gehören als fixe Positionen in die Liquiditätsplanung, weil sie unabhängig vom Geschäftsgang eintreten.

Die ESTV hat «MWST-Abrechnung easy» abgeschaltet; der Nachfolger heisst «MWST-Abrechnung pro».

Vergleich: Abrechnungsrhythmen und Anwendungskriterien

Wichtige Fristen und Zahlen zur MWST-Abrechnung in der Schweiz

Von der Rechnung zur Zahllast: Vorsteuer, Guthaben und die unsichere Grösse

Die Zahllast entsteht aus Umsatzsteuer minus abziehbare Vorsteuer; sie wird überwiesen oder als Guthaben zurückerstattet. Die Vorsteuer ist die selbst bezahlte Steuer auf Einkäufen, abziehbar bei steuerbarer Verwendung und korrekter Rechnung.

Der Aufbau folgt immer derselben Reihenfolge: Gesamtumsatz, Abzüge für nicht steuerbare Anteile, Aufteilung des steuerbaren Umsatzes auf die Sätze, Vorsteuer, Zahllast.

Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, zahlt die ESTV das Guthaben aus; für die Planung ist dieser Fall als mögliche Rückerstattung zu berücksichtigen.

Im Voraus lässt sich die Zahllast nur schätzen, weil sie vom Umsatz der Periode abhängt. Statt eines Punktwerts gehört eine Bandbreite in den Plan, mit einem Puffer für die Umsatzabstimmung nach dem Geschäftsjahresende.

Fristverlängerung, Verzugszins und Nullabrechnung: was Timing-Fehler kosten

Eine Fristverlängerung betrifft nur die Einreichung. Die Fälligkeit der Zahlung verschiebt sie nicht, und der Verzugszins läuft weiter.

Die ESTV führt zu Zahlungsfristverlängerung, Fälligkeit, Verzugs- und Vergütungszins sowie zu Inkassomassnahmen eigene Seiten. Wer eine Verlängerung beantragt, muss den Zahlungstermin deshalb getrennt mitplanen.

Auch ohne Umsatz ist die Abrechnung einzureichen – als Nullabrechnung. Sie ist schnell erstellt.

Für den Plan ergeben sich zwei Positionen: der Fälligkeitstag als fixer Termin im Kalender und der Verzugszins als Kostenposition für verspätete Zahlungen.

Teilrechnungen, Reservationen und Umsatzabstimmung: die MWST im Liquiditätsplan verankern

Teilrechnungen sind Liquiditätsmanagement: Wer erst am Schluss fakturiert, finanziert den Kunden zinslos über die gesamte Laufzeit. Sinnvoll sind sie bei Aufträgen über mehrere Monate, bei Bauetappen und bei längeren Mandaten mit Kostenvorschüssen.

Für die Liquidität ist auch der Steueranteil relevant: Auf Vorauszahlungen schuldet das Unternehmen die MWST bereits mit dem Geldeingang.

Nach Abschluss des Geschäftsjahres folgt die Umsatzabstimmung: Die deklarierten Zahlen werden mit der Buchhaltung abgeglichen, Abweichungen innert 180 Tagen korrigiert. Das kann Liquidität nachträglich binden oder freisetzen.

Die Umsatzabstimmung ist eine zusätzliche Fälligkeit im Plan.

Der Steueranteil ist kein Erlös, sondern ein durchlaufender Posten. Er gehört mit Zufluss- und Abflussdatum in den Zahlungsplan.

Schritte zur korrekten MWST-Abrechnung im Liquiditätsplan